クラウド型在庫管理システム導入で、在庫増減をタイムリーに把握
クラウド型在庫管理システムを導入すると、在庫管理は変わります。クラウド型の在庫管理システムでは、在庫の増減をリアルタイムで知ることが可能。これまでのシステムでは、在庫の増減にタイムラグが生じることで、一時的に在庫数が狂ってしまうことがありましたが、クラウドなら、現在発生している在庫管理の問題を解決へと導き、業務形態に合わせたスムーズな在庫管理を実現します。
クラウド型在庫管理システムとは
クラウド型在庫管理システムの導入
クラウド型在庫管理システムは、従来の在庫管理システムとは異なり、クラウドに設置されたシステムを、インターネットを介して利用するサービスです。これまでの在庫管理システムは、自社に設置したサーバを使って運用するため、システムの構築から始める場合は、導入に莫大な費用がかかることがありました。しかし、クラウドサービスの場合は、そのシステム自体をサービス提供会社が管理するため、導入コストも運用コストも、従来型のシステムより安価に抑えることが可能です。
主なクラウド型在庫管理システム
在庫管理をクラウドで行う場合、在庫管理を単体で行うシステムもありますが、企業内の他の部署のシステムが統合され、企業の持つさまざまな資産を適切に使い、ビジネスの発展に貢献する基幹システムの導入が進んでいます。
販売管理システム
販売管理システムは、見積り、受注、出荷、請求などの販売フローに関わる情報を管理するシステムです。販売管理システムは、基幹システムの一つで、この中に在庫を管理する機能が組み込まれています。
生産管理システム
生産管理システムは、製品を顧客に届けるまでの納期管理とその数量を管理するシステムで、主に製造業において使われています。生産管理システムも基幹システムの一つで、完成品だけではなく、原材料や製造工程にある製品の在庫管理も可能です。
ERPパッケージ
ERPパッケージは、受注や生産、販売、会計など、企業の基幹業務を統合して管理するシステムです。近年、ビジネスを進めるうえで、その重要性が認識され、多くの企業が導入している基幹システムの一つです。在庫管理システムもこの中に含まれています。
在庫管理システム
在庫管理だけに特化したシステムですが、販売管理システムなど、他のシステムと連携して使われるのが一般的です。基本的にモノの動きに合わせて在庫管理を行います。
倉庫管理システム
倉庫管理システムは、倉庫における在庫管理と入庫、ピッキング等を管理するシステムです。倉庫管理システムも、モノの動きに合わせて在庫管理を行う仕組みになっています。
在庫管理システムを導入する理由
在庫管理システムは、在庫を管理するすべてのビジネスが導入する必要はありません。導入するべき理由がある場合に、業務に適したシステムを導入します。
これまでにご紹介した通り、「販売管理システム」「生産管理システム」「ERPパッケージ」という基幹システムには、在庫管理システムが搭載されています。これらのシステムでは、帳簿により在庫管理を行っていますが、問題なく管理ができているのであれば、専用の在庫管理システムを導入する必要はないでしょう。
しかし、実際の在庫が帳簿と合わないのであれば、在庫管理システムの導入を考えるべきです。在庫管理に関わる業務フローは、企業により異なりますが、在庫を正確に保つためには、人が行う作業を的確に行う必要があります。たとえば基幹システムの在庫管理では、売上の時点で在庫を減らしますが、実際は取引先の在庫として、自社倉庫で保管を続ける場合もあります。このようなケースでは、倉庫のスタッフが適切に取引先の在庫を管理する必要がありますが、スタッフ間でその情報が共有されていないと在庫数が狂う原因になります。返品や不良品が発生した際、また誤入荷などに気づかないと、やはり在庫数は狂います。多くの場合、人的ミスが在庫を狂わせるため、基幹システムの在庫管理がうまくいかなくなります。在庫が合わないことで無駄な業務が発生することを防ぐためにも、帳簿と実在庫が合わない状態が続くのであれば、倉庫業務の見直しと同時に、在庫管理システムの導入も考慮すべきです。
在庫管理をクラウドにするメリット
クラウド型の在庫管理システムの導入には、注目すべき大きなメリットがあります。
どこでも利用可能
クラウド型の在庫管理システムは、インターネットを介してアクセスするので、オフィス以外の場所からもかんたんに利用可能です。取引先への営業時にも直接システムにログインして、在庫状況を閲覧しながら商談を進めることも可能です。また、オフィスから離れた倉庫、提携の外部倉庫業者などに在庫を置く場合も、クラウドであれば管理しやすくなります。
低コスト
自社にシステムを置かないクラウド型の在庫管理システムは、導入にかかるコストがあまりかかりません。オンプレミス型の在庫管理システムでは、サーバやソフトウェアの購入など、初期費用がかさみます。また、クラウドでは毎月、もしくは一定期間の使用料を払わなければなりませんが、オンプレミス型の場合は、システムを管理する人間を置くことになりますので、その分の人件費もかかることになります。
管理しなくていい
自社にシステムを置かないクラウドは、システムの保守、アップデートは、すべてサービス提供企業側が対応してくれます。そのため、オンプレミス型では必要なシステム管理業務から開放されます。
在庫管理をタイムリーにするクラウド
クラウドで在庫管理をすると、在庫の増減があった時、すぐにその情報がシステムに反映されます。オンプレミスのシステムでは、実際の倉庫ではシステムが導入されていないこともあるため、「リアルタイムで在庫管理」という訳にはいかないのです。もちろん、業務によってはそこまでリアルタイムでの在庫管理の必要がない場合もありますので、その場合は機能を絞ってシステムを導入すればいいでしょう。
クラウド型在庫管理システムは本当に必要？
アナログ的な在庫管理も選択肢
スモールビジネスで、なおかつリアルタイムでの在庫管理の必要がないのであれば、「在庫表」などのペーパー帳簿やMS EXCELを使用して管理することも可能です。多少の手間はかかりますが、適切に運用できる状態なら、費用はあまりかかりません。しかし、隠れたコストは存在するので、費用対効果を見極める必要があります。アナログ的な在庫管理では、記帳にかかる時間や人的ミスを解決する時間、集計作業や情報を検索する時間、などをコストとして考えなければなりません。
クラウド型在庫管理システムならではの活用法
クラウド型の在庫管理システムには、それならではの活用法があります。基幹システムの在庫状況の提供、複数拠点における在庫管理などは、これまでのシステムでは実現が難しいことでした。クラウドなら、そのユビキタス性で、海外拠点、提携倉庫、仕入れ先などと情報を共有することが可能になります。特に世界規模でビジネスを行っている製造業などは、クラウドが持つメリットをフル活用できるでしょう。
クラウド型在庫管理システムを導入する
クラウドのシステムを導入して効果的に使うためには、運用マニュアルや現場トレーニング、倉庫の整理整頓などを同時に行う必要があります。システムを導入したからといって、人的ミスが引き続き頻繁に起こるようでは、正確な在庫管理は不可能です。